ЦК Профсоюза направил в республиканские, территориальные, первичные профсоюзные организации письмо, в котором говорится, что анализ соблюдения на предприятиях и в организациях норм трудового законодательства показывает, что за последнее время участилось количество нарушений в порядке оформления и ведения трудовых книжек работников. Поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, то ошибки в ее оформлении могут привести к нежелательным последствиям для работника. Особенно это происходит при оформлении трудовых пенсий в ПФР.
Профсоюз считает, что при осуществлении контроля за соблюдением трудового законодательства в соответствии со ст. 370 ТК РФ профсоюзным организациям следует уделить повышенное внимание порядку ведения трудовых книжек, предусмотреть в планах работы проведение аудита трудовых книжек, выявление при этом допущенных ошибок и их исправление.
В связи с этим Профсоюз разработал и направил в свои организации рекомендации по проверке правильности оформления и ведения трудовых книжек, их учета и хранения. При этом рекомендовано обращать внимание на законодательные требования и допускаемые при этом типичные нарушения.
Порядок ведения трудовых книжек регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (с изменениями и дополнениями от 1.03.2008, от 19.05 2008 , от 25.03.2013) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
Прежде всего, необходимо проверить:
1. Соблюдены ли общие правила заполнения трудовых книжек. Так, трудовые книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ должны вестись на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней, в случае если работа в данной организации является для работника основной (в т.ч. на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию). Если работник подаст заявление на увольнение до достижения пятидневного срока, записи в трудовой у него быть не должно. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (и по их желанию).
2. Все записи в трудовых книжках должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), водостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Использование зеленой, красной пасты не допускается.
3. Запрещается в трудовых книжках сокращать какие-либо слова. Например, нельзя употреблять сокращения вроде "пр." вместо "приказ", "ОК" вместо "отдел кадров", "ТК" вместо "Трудовой кодекс", "ст." вместо "статья" и т. д.
4. Записи дат во всех разделах трудовых книжек должны производиться арабскими цифрами (причем число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 9 января 2017 г., в трудовой книжке должна быть запись: "09.01.2017".
5. Если работник поменял фамилию в связи с изменением семейного статуса, следует выявить, чтобы были внесены соответствующие правки на титульный лист. Одной чертой (ручкой, не карандашом!) зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. При этом ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
6. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание (замазывание, заклеивание) ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
7. Вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях» запрещено. В случае если работник при приеме на работу предоставил трудовую книжку, в которой последние записи о работе внесены в раздел «сведения о награждениях» работодатель обязан вшить ему в трудовую книжку вкладыш и свои записи внести во вкладыш.
8. Вкладыш должен быть вшит (не приклеен и не вложен) в трудовую книжку. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. Если продолжается внесение сведений о работе в раздел "Сведения о награждении", то это является грубым нарушением и подлежит исправлению.
9. Следует иметь в виду, что взыскания в трудовую книжку не вносятся. Исключением является случай, когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение работника.
10. Также весьма частой ошибкой является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.
11. Сведения о работе должны начинаться с указания заголовка в виде полного точного (и сокращенного, при его наличии) наименования организации. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное и сокращенное наименование организации.
Обязательно указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. Он проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не под заголовком названия организации.
12. Если в трудовой книжке последняя запись о приеме на работу в предшествующую организацию не закрыта записью об увольнении, то запись в данную трудовую книжку работника о приеме делаться не может, так как юридически не зафиксирован факт его увольнения с предыдущего места работы.
13. При необходимости внесения исправлений, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.
14. Подпись владельца трудовой книжки – обязательна.
15. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
16. После внесения сведений об увольнении должна записывается должность, расшифровка подписи и подпись ответственного должностного лица за ведение трудовых книжек. Данное лицо обязательно должно быть назначено приказом по основной деятельности. После этого проставляется печать организации (юридического лица).
17. Под последней записью также расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.
18. Необходимо также принять во внимание, что в соответствии с общим порядком оформления расторжения трудового договора, установленным ст. 84.1 ТК РФ, в последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
19. Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
При проверке правильности ведения трудовых книжек, порядка их учета и хранения также необходимо помнить, что учет трудовых книжек ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
ОПАР считает, что данные рекомендации будут способствовать повышению уровня профсоюзного контроля за соблюдением в организациях и на предприятиях трудового законодательства, выявлению и устранению допущенных нарушений в порядке ведения трудовых книжек работников.
